Qu’il s’agisse d’une entreprise, d’un ministère, d’une association ou d’un regroupement, tous types d’organisations ont au moins une chose en commun : elles consomment et génèrent de la documentation comme des factures, des contrats, des rapports annuels, des enquêtes, etc. De plus en plus de documentation consommée chaque année, de plus en plus de documents créés chaque année. De cette création nécessaire vient un défi pour la gestion de celle-ci.
Qu’est-ce que la gestion des documents?
L’Office québécois de la langue française définit la gestion des documents de cette façon :
« Ensemble des opérations et des techniques qui permettent de planifier et de contrôler la création, l’utilisation et la conservation des documents jusqu’à leur destruction ou leur transfert aux archives. »
Dans la majorité des cas, les documents sont conservés dans un simple système de fichiers, classés dans des répertoires. Ces fichiers et répertoires sont soit directement sur l’ordinateur personnel d’une personne, dans le cas d’un travailleur autonome, soit sur un serveur central pour les organismes ayant plusieurs intervenants.
« Les fichiers demeurent donc sur disque tant et aussi longtemps que l’on a de l’espace ou que le disque, pour une raison obscure, devient inaccessible. Heureusement, vous avez une copie de sauvegarde, n’est-ce pas? » souligne Éric Bégin.
La gestion des documents est donc beaucoup plus que la gestion de vos fichiers. Elle permet de retrouver rapidement vos documents quand vous en avez besoin et de conserver seulement ce qui est nécessaire, vous permettant alors de détruire ce qui est maintenant inutile de garder.
Les outils de la gestion documentaire
Afin de réaliser les objectifs de la gestion documentaire, quatre outils sont utilisés :
- Le plan de classification
- Le calendrier de conservation
- Les index de repérage
- Des politiques et procédures
Cet article discute des trois premiers points. Les politiques et procédures étant les règles internes d’un organisme qui dictent l’utilisation des trois autres outils.
Le plan de classification
Brièvement, le plan de classification permet de regrouper des documents semblables sous une même rubrique, ou sujet, habituellement de façon hiérarchique. Cette méthodologie fait en sorte que les documents relatifs aux employés se retrouveront dans la rubrique RESSOURCES HUMAINES alors que les budgets seront sous RESSOURCES FINANCIÈRES. Ceci ressemble possiblement à la structure de répertoires qui se trouve sur votre ordinateur ou sur le disque réseau. Un plan de classification est habituellement codé, un peu comme le sont les plans comptables. Chaque rubrique se voit alors associée un numéro et les sous-sections de ces rubriques un numéro dépendant de sa rubrique.
200 – RESSOURCES HUMAINES
- 210 – DOSSIERS DES EMPLOYÉS
- 220 – MOUVEMENT DE PERSONNEL
- 221 – EMBAUCHE
- 222 – MUTATION
- 223 – ABOLITION DE POSTE
Le plan de classification doit être adapté à la réalité de l’organisme et sera appelé à évoluer avec le temps. Il existe déjà plusieurs modèles sur lesquels vous pouvez vous inspirer créer le votre.
Le calendrier de conservation
Le calendrier de conservation permet de spécifier les transitions du cycle de vie d’un document. De façon générale, un document peut être dans une des trois phases suivantes : Active, Semi-Active et Inactive.
Un document « actif » est utilisé dans le cadre des activités de l’organisme. Par exemple, un compte-client et le dossier d’un employé actuel sont des documents « actifs ».
Un document est dit « semi-actif » lorsqu’il perd sa valeur administrative, mais qu’il conserve une valeur légale. Une déclaration fiscale, par exemple, transite vers le mode semi-actif deux ans suivant sa production.
Finalement, un document en phase « inactive » est un document qui n’a aucune valeur du point de vue légal ou administratif : une déclaration fiscale après six ans, par exemple. Lorsqu’un document devient inactif, il peut être supprimé. Toutefois, certains documents inactifs pourraient être conservés pour des raisons historiques et seraient alors transférés vers les archives.
Revenons au calendrier de conservation. Une entrée du calendrier de conservation (aussi appelé règle) permet d’identifier la durée d’un document dans chacune des phases. En associant la règle à une rubrique du plan de classification, nous sommes en mesure de définir la durée de vie utile de chacun de nos documents.
Les index de repérage
Comme vous l’aurez probablement deviné, les index permettent d’accélérer la recherche de la rubrique dans laquelle un type de document se situe. Il existe 2 types d’index :
Index du plan de classification
Ordre alphabétique des rubriques du plan de classification. Pour faciliter le travail, on peut également insérer des synonymes dans cet index. Par exemple, « Rapports d’impôt » serait un renvoi vers « Déclarations fiscales »
Index des documents
L’index des documents est simplement une liste alphabétique des titres de vos documents. Cet index permet, par exemple, de connaître que votre déclaration fiscale fédérale de 2014 est classée dans la rubrique « 420-2014 ».
Saviez-vous que…
La Loi sur les archives (chapitre A-21.1) oblige les municipalités à soumettre leur calendrier de conservation à Bibliothèque et Archives nationales du Québec pour qu’il soit approuvé.
Les établissements d’enseignement doivent conserver les dossiers scolaires de leurs étudiants jusqu’à ce qu’ils atteignent l’âge de 75 ans. Vous devriez donc encore avoir le temps de mettre la main sur votre bulletin scolaire de première année.
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Lien : http://communautique.quebec/produit/mise-en-place-dun-systeme-efficace-de-gestion-des-documents/