Mise en place d’un système efficace de gestion des documents

Mise en place d’un système efficace de gestion des documents

But de la formation

L’objectif de cette formation est de faire connaître aux participants les meilleures pratiques pour la mise en place d’un processus de gestion des documents, de la création des documents jusqu’à leur destruction.

Description

Tout organisme, qu’il s’agisse d’un ministère, d’une entreprise ou d’un regroupement, génère une tonne d’information chaque année sous forme de rapports, contrats, comptes-rendus, politiques, factures, relevés, etc.

Cette formation permettra à ses participants d’élaborer un processus permettant la gestion de ses documents pour :

• Respecter les obligations légales
• Retrouver rapidement les documents
• Archiver adéquatement les documents

Objectifs

• Définir les types de documents de l’organisme
• Mise en place d’un processus de gestion des documents
• Connaître les concepts reliés aux plans de classification et calendrier de conservation
• Numérisation et stockages des documents

Méthodologie

• Présentation et démonstration (60%)
• Exercices pratiques et discussions (40%)

Clientèle visée

• Entreprises et municipalités

  • Présidents et directeurs généraux
  • Adjointes administratives
  • Membres des conseils d’administration

Contenu

• Cycle de vie d’un document
• Un plan de classification, c’est quoi ?
• Pendant combien de temps devrais-je conserver mes documents ?
• Simplifier la gestion des documents pour mon organisme
• Entreposage : physique ou numérique ?

Formateur

Éric Bégin

Éric Bégin est spécialiste des technologies documentaires depuis plus de 10 ans : Gestion des bibliothèques, gestion des documents et gestion d’infrastructures informatiques par l’utilisation des logiciels libres. M. Bégin est également le président du conseil d’administration de l’APELL, l’Association professionnelle des entreprises en logiciels libres et siège sur les C.A. de la Fondation pour une bibliothèque globale et de la coopérative CIE.

Calendrier

1 journée

Carrefour d’innovation INGO 355 rue Peel suite 111, Montréal (métro Bonaventure)